Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Il presente Accordo sul trattamento dei dati ("DPA") integra i Termini e Condizioni tra AgenVIO S.r.l. ("Responsabile" o "AgenVIO") e il cliente che sottoscrive il Servizio ("Titolare" o "Cliente").

Il DPA disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da AgenVIO per conto del Cliente nell'ambito della piattaforma e dei servizi correlati (configurazione agenti AI, canali conversazionali, hosting, supporto), ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Ai fini del presente DPA valgono le definizioni del GDPR. Il Cliente agisce come Titolare del trattamento dei dati personali dei propri utenti, clienti, dipendenti o altri interessati trattati tramite il Servizio. AgenVIO agisce come Responsabile del trattamento, trattando tali dati esclusivamente per conto del Cliente e secondo le istruzioni documentate del Cliente, salvo obblighi di legge che impongano diversamente.

AgenVIO tratta i dati personali solo su istruzioni documentate del Cliente, incluse quelle espresse nella configurazione della piattaforma, nelle impostazioni degli agenti, nei canali abilitati e nei presenti Termini e DPA. Se AgenVIO ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre norme applicabili sulla protezione dei dati, ne informerà senza indebito ritardo il Cliente.

Il Cliente è responsabile della liceità del trattamento, delle finalità, delle basi giuridiche, delle informative agli interessati e del rispetto dei diritti degli stessi.

A seconda della configurazione del Servizio, il trattamento può includere:
- contenuti conversazionali (messaggi chat, email, trascrizioni vocali);
- metadati di interazione (timestamp, canale, identificativi di sessione);
- dati di contatto e identificativi forniti dagli utenti finali nelle conversazioni;
- contenuti caricati nella knowledge base dal Cliente;
- log tecnici e di audit necessari all'erogazione e alla sicurezza del Servizio.

Il Cliente non deve instradare tramite il Servizio categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) salvo che sia legalmente consentito e adeguatamente configurato.

AgenVIO si impegna a:
(i) trattare i dati personali solo per conto del Cliente e secondo istruzioni documentate;
(ii) garantire che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza;
(iii) adottare misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR;
(iv) non coinvolgere sub-responsabili senza rispettare l'art. 28, par. 2 e 4, GDPR;
(v) assistere il Cliente, nei limiti del rapporto contrattuale, per rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati;
(vi) assistere il Cliente nel rispetto degli obblighi di cui agli artt. 32–36 GDPR, ove applicabile;
(vii) cancellare o restituire i dati personali al termine del Servizio, salvo obblighi di conservazione di legge;
(viii) mettere a disposizione del Cliente le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR e consentire audit ragionevoli concordati.

Il Cliente autorizza AgenVIO a avvalersi di sub-responsabili per l'erogazione del Servizio (hosting, modelli AI, messaggistica, telefonia, email). L'elenco indicativo è descritto nella Privacy Policy; l'elenco aggiornato può essere richiesto a [email protected].

AgenVIO informerà il Cliente di eventuali intenzioni di aggiungere o sostituire sub-responsabili, consentendo al Cliente di opporsi per motivi fondati relativi alla protezione dei dati. I sub-responsabili sono vincolati da obblighi equivalenti a quelli del presente DPA.

AgenVIO implementa misure di sicurezza tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, inclusi controlli di accesso, cifratura ove appropriato, backup e procedure di gestione degli incidenti.

In caso di violazione dei dati personali, AgenVIO notificherà il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza della violazione, fornendo le informazioni disponibili per consentire al Cliente di adempiere agli obblighi di notifica alle autorità e agli interessati, ove richiesto.

Ove il trattamento implichi trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi, AgenVIO garantisce l'adozione di garanzie adeguate ai sensi del Capo V GDPR (incluso, ove applicabile, le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea).

Il presente DPA resta in vigore per tutta la durata del rapporto contrattuale. Alla cessazione, AgenVIO, su scelta del Cliente e salvo obblighi di legge, cancellerà o restituirà i dati personali trattati per conto del Cliente, secondo le funzionalità della piattaforma e le istruzioni ricevute.

Il presente DPA è regolato dalla legge italiana. Per le controversie si applica quanto previsto nei Termini e Condizioni del Servizio.

Per richieste relative al DPA: [email protected] — PEC: [email protected]